Définir des noms de service et des sous-groupes
Les noms de service correspondent aux noms de tout service, succursale ou bureau de votre entreprise. Si votre entreprise ne compte aucun service, Powerpay attribuera par défaut le numéro de service 100 à tous vos employés. En plus de servir à identifier des services, les sous-groupes servent à distinguer certaines catégories d'employés (p. ex., type de poste, classe syndicale, division ou statut à temps plein ou à temps partiel). La création des services et des sous-groupes fait partie de la tâche plus vaste consistant à répartir les coûts de la main-d'œuvre et à gérer les employés.
Le nom et le numéro du service attribués à des employés servent à imputer les gains des employés et les cotisations patronales à un service afin d'en répartir les coûts et de produire des rapports. Dans les rapports Sommaire de la répartition et Écritures de journal de Ceridian, vous constaterez que les salaires et les gains de même que les cotisations patronales sont imputés à ces services. Pour répondre à vos questions concernant la répartition des coûts, veuillez consulter votre comptable. Si une attribution des coûts est requise, veuillez communiquer avec votre équipe de prestation de services.
Il est possible d’utiliser le bouton Trier 
pour trier les noms des employés dans la liste par service, et imprimer le numéro de service sur les bulletins de paie des employés, ce qui en facilitera la distribution. Vous pouvez aussi utiliser le numéro de service ou l’un des champs d’identification pour trier les bulletins de paie et le registre de paie. Veuillez communiquer avec un membre de l'équipe de prestation de services afin de bénéficier de l'une de ces options.
Powerpay affichera les descriptions que vous avez conçues pour les services et les sous-groupes. Pour des raisons d'espace, les codes et NON les descriptions figurent dans les rapports.
Une fois la configuration terminée, les codes serviront dans d'autres pages à organiser les divers renseignements relatifs à la paie et à la répartition des coûts.
- Il est possible d'affecter les employés à un service et à un sous-groupe à partir de
Le service auquel sera affecté un employé deviendra le service « d'attache » de cet employé. - Les numéros de service peuvent servir, dans la page Feuille de présence, à imputer les heures et les gains à des services autres que le service d'attache de l'employé. Si aucun autre service n'est choisi dans la page Feuille de présence, les gains seront alors automatiquement imputés au service d'attache de l'employé. Voilà pourquoi les services correspondent généralement aux postes de répartition des coûts que vous avez définis pour votre entreprise.
- Les sous-groupes servent à regrouper les employés ou leurs chèques en fonction de leurs chèque de sous-groupe. Par exemple, les sous-groupes pourraient être des succursales de l'entreprise, des équipes liées à des projets, des unités fonctionnelles ou des types d'emploi (comme les vendeurs, par exemple).
Remarque : Si vous ne définissez aucun service, cette page de Powerpay affiche par défaut le numéro de service 100 et la description correspondante.
Préalables
La création des services et des sous-groupes fait partie de la tâche plus vaste consistant à répartir les coûts de la main-d'oeuvre et à organiser des employés. Afin de profiter pleinement de ces fonctions, une planification préalable de l'organisation de votre entreprise avec ces outils serait préférable.
Pour répondre à vos questions concernant les postes de répartition des coûts et les gains, veuillez consulter votre comptable.
Étapes
Définir des noms de service et des sous-groupes
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Ouvrez la page Configuration des services et de répartition.
- Dans la colonne Description sous Numéro de service et service, entrez les noms des services à côté des numéros de service appropriés. Si vous devez inscrire plus de services qu'il n'y a de lignes, remplissez d'abord les lignes au complet, puis cliquez sur le bouton Enregistrer. De nouvelles lignes vides apparaîtront à la fin de la table.
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Si votre entreprise utilise d'autres identificateurs, entrez les codes et leurs descriptions respectives dans les autres colonnes Code (sous-groupe Y, sous-groupe Z ou sous-groupe X).
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Au besoin, entrez une description dans les champs français et anglais pour chaque sous-groupe (20 caractères max.).
Remarque : Si vous entrez une description personnalisée uniquement dans l'un des deux champs (anglais ou français), elle sera affichée lorsque cette langue est sélectionnée pour l'interface de Powerpay. Si vous entrez une description personnalisée dans l'une des deux langues, Powerpay affiche la description par défaut dans cette langue.
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Cliquez sur Enregistrer.
Les descriptions et codes de sous-groupes sont indiqués dans les pages Powerpay pertinentes, notamment
Attribuer un service ou un sous-groupe à un employé
- Cliquez sur le menu « Période de paie », puis sur « Saisie » après avoir sélectionné la période de paie désirée.
- Ouvrez la page Dossier d'employé.
- Dans la Liste des employés, cliquez sur le nom de celui que vous voulez affecter à un service ou à un sous-groupe.
- Sélectionnez le service d'attache dans le menu Service.
- Sélectionnez le sous-groupe dans le menu des sous-groupes que vous avez créé.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Répétez les étapes 2 à 5 pour chaque employé.
Attribuer à un autre service le coût du travail d'un employé
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Cliquez sur le menu « Période de paie », puis sur « Saisie » après avoir sélectionné la période de paie désirée.
- Accédez à la page Feuille de présence.
- Sélectionnez le nom de l'employé à partir de la Liste des employés.
- Dans les sections Heures ou Gains, entrez les heures ou les gains qui seront imputés à un autre service.
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Dans la liste Service d'affectation temporaire, sélectionnez le service auquel vous désirez attribuer les heures ou les gains.
ou
Si la fonction de rémunération est configurée pour la liste de paie, sélectionnez le poste occupé par l'employé. Le service est mis à jour automatiquement en fonction du service configuré pour le poste.
Remarque : Si vous avez besoin de davantage de lignes pour la saisie de données, cliquez sur Enregistrer. Powerpay actualise la page, affiche toutes les valeurs déjà saisies et ajoute de nouvelles lignes.
Retirer un sous-groupe
Les services et les sous-groupes dont vous n'avez plus besoin peuvent être supprimés. Si un sous-groupe est utilisé (une ou plusieurs valeurs sont attribuées à ce sous-groupe), Powerpay affiche la colonne Retirer et une case à cocher pour chacune des valeurs configurées pour ce sous-groupe dans la page Services et sous-groupes.
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Ouvrez la page Configuration des services et de répartition.
- Dans la colonne Retirer, cochez la case située à côté du code à supprimer.
- Cliquez sur le bouton Enregistrer.
Powerpay supprime la valeur et la description après la sauvegarde des données de la page. Une fois qu'un code a été retiré, il n'apparaîtra plus dans les listes des pages Powerpay.
Si vous supprimez par erreur une valeur ou une description de code, entrez de nouveau celle-ci comme s'il s'agissait d'une nouvelle entrée.
Prochaines étapes
Affecter les employés à des services et à des codes de sous-groupe et imputer les heures et les gains à divers services, suivant les besoins.
Description des champs - page Configuration des services et de répartition
Description personnalisée
Au besoin, entrez une description dans les champs français et anglais pour chaque sous-groupe (20 caractères max.).
Si vous entrez une description personnalisée uniquement dans l'un des deux champs, elle sera affichée lorsque cette langue est sélectionnée pour l'interface de Powerpay. La description par défaut s'affiche dans la langue qui ne comporte pas de description personnalisée. Par exemple, si vous entrez une description personnalisée en anglais seulement, elle s'affichera lorsque Powerpay est utilisé en anglais, mais la description par défaut (par exemple, Sous-groupe Y – Sous-groupe 1) s'affichera si Powerpay est utilisé en français, car il n'existe pas de description personnalisée en français.
Code de service et service
- Numéro - Il s'agit d'un code numérique comprenant au plus 3 caractères (entre 1 et 999). Un maximum de 200 services peut être définis.
- Description - Il s'agit de la description correspondant au numéro de service (10 caractères au plus). La description apparaît dans les listes des pages Dossier d'employé et Feuille de présence. L'organisation de vos services est basée sur vos besoins en matière de comptabilité. Veuillez consulter votre comptable afin de déterminer la façon la plus favorable pour votre entreprise de définir les services en fonction des coûts à leur imputer.
Sous-groupe X – Champ 1
- Numéro - Code alphanumérique de six caractères maximum. Exemple : RTREMB
- Description - Il s'agit de la description du code, composée d'au plus 6 caractères. Exemple : R. Tremblay.
Sous-groupe Y – Champ 2
- Numéro - Code alphanumérique de deux caractères maximum. Exemple : C7.
- Description - Il s'agit de la description du code, composée d'au plus 15 caractères. Exemple : Calgary 7.
Sous-groupe Z – Champ 3
- Numéro - Code alphanumérique de cinq caractères maximum. Exemple : EXPED.
- Description - Il s'agit de la description du code, composée d'au plus 15 caractères. Exemple : Expédition.
Information supplémentaire
Les pages Powerpay affichent les descriptions des services et des sous-groupes; les rapports Powerpay, en revanche, n'indiquent que les codes de service afin d'économiser de l'espace.